Nebenkostenabrechnung

Was Mieter und Vermieter wissen müssen.

Die Nebenkostenabrechnung ist jedes Jahr aufs Neue ein wichtiges Thema für Mieter und Vermieter. Sie entscheidet darüber, welche zusätzlichen Kosten neben der Kaltmiete anfallen und wie diese verteilt werden. Doch häufig führt sie zu Unsicherheiten – besonders, wenn unklar ist, welche Kosten umlagefähig sind und welche nicht. In diesem Beitrag erkläre ich dir die gesetzlichen Grundlagen und zeige auf, was in der Nebenkostenabrechnung stehen darf und was nicht.

1. Gesetzliche Grundlagen der Nebenkostenabrechnung

Die rechtlichen Regelungen zur Nebenkostenabrechnung finden sich überwiegend im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), insbesondere in § 556, § 556a und § 560 BGB sowie in der Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Fristen

• Abrechnungszeitraum: 12 Monate

• Zustellung der Abrechnung: spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums

→ Verpasst der Vermieter diese Frist, verliert er seinen Nachforderungsanspruch.

Inhaltliche Anforderungen

Eine rechtsgültige Nebenkostenabrechnung muss:

• die Gesamtkosten je Kostenart ausweisen,

• den Umlageschlüssel offenlegen,

• die Berechnung des Anteils des Mieters nachvollziehbar darstellen,

• die bereits geleisteten Vorauszahlungen angeben.

Umlageschlüssel

Der Verteilerschlüssel richtet sich nach dem was im Mietvertrag vereinbart wurde. Möglich sind zum Beispiel:

• Wohnflächenanteil

• Anzahl der Personen

• Verbrauch (z. B. Wasser, Heizung)

• Wohneinheiten

2. Umlagefähige Nebenkosten

Bild von Garte mit zwei Liegestühlen von Pixabay

Umlagefähige Kosten sind solche, die laut § 2 BetrKV auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Oft nennt man sie auch Betriebskosten, da sie regelmäßig und laufend am Gebäude anfallen.

Typische umlagefähige Kosten:

1. Heizung und Warmwasser

• Brennstoffkosten (Gas, Öl, Fernwärme)

• Betrieb der Heizungsanlage

• Wartungskosten

2. Wasserversorgung und Abwasser

• Wasserverbrauch

• Grundgebühren

• Abwassergebühren

3. Müllabfuhr und Straßenreinigung

4. Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung

5. Gartenpflege

• Rasenmähen

• Pflege von Pflanzen

• Instandhaltung des Gartens (sofern laufend, nicht einmalig)

6. Hausmeisterkosten

→ Achtung: Nur Tätigkeiten, nicht Verwaltungsaufgaben!

7. Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen

• Treppenhaus

• Außenbeleuchtung

8. Aufzugskosten

• Wartung

• Strom

• Notrufsystem

9. Gebäudeversicherung

• Wohngebäudeversicherung

• Haftpflichtversicherung des Gebäudeeigentümers

10. Grundsteuer

3. Nicht umlagefähige Kosten

Nicht alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer Immobilie entstehen, dürfen auf den Mieter umgelegt werden.

Typische nicht umlagefähige Kosten:

1. Verwaltungskosten

• Büromaterial

• Bankgebühren

• Vermieterverwaltungskosten

2. Instandhaltung und Reparaturen

• Reparaturen an Heizung, Dach, Fenstern

• Austausch defekter Geräte/anlagen

3. Rücklagen für zukünftige Investitionen

• Instandhaltungsrücklagen (z. B. für Eigentumswohnungen)

4. Einmalige Kosten

• Neubau, Modernisierung, Renovierung (sofern nicht umlagefähig als Modernisierungsmaßnahme nach § 559 BGB)

5. Säumnis- oder Mahnkosten

Vermieter dürfen diese Kosten nicht über die Nebenkostenabrechnung an den Mieter weitergeben.

4. Häufige Fehler in Nebenkostenabrechnungen

Viele Abrechnungen enthalten Fehler. Typische Beispiele:

• falscher Umlageschlüssel

• unzulässige Kostenarten

• fehlende oder fehlerhafte Verbrauchserfassungen

• verspätete Abrechnung

Mieter haben das Recht, Belegeinsicht zu verlangen und Unklarheiten zu prüfen.

5. Resümee

Die Nebenkostenabrechnung ist ein zentraler Bestandteil des Mietverhältnisses und unterliegt klaren gesetzlichen Vorgaben. Du als Vermieter solltest diese sorgfältig einhalten, um rechtlich auf der sicheren Seite zu stehen. Deine Mieter hingegen sollten wissen, welche Kosten umlagefähig sind – und welche nicht – um ihre Rechte wahrnehmen zu können.

Eine transparente, korrekt ausgeführte Nebenkostenabrechnung schafft Klarheit und vermeidet Konflikte – für ein faires und nachvollziehbares Mietverhältnis

Falls du bei dem Thema Nebenkostenabrechnung Hilfe benötigst, kannst du mich gern kontaktieren.

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Claudia Jahnke