Checkliste für die Wohnungsübergabe

Ein fehlender Schlüssel, ein übersehener Schaden oder ein vergessener Zählerstand: Bei einer Wohnungsübergabe können kleine Versäumnisse später viel Aufwand verursachen.

Ob Einzug oder Auszug – mit einer klaren Checkliste und einem sorgfältigen Übergabeprotokoll behältst du als Vermieter den Überblick.

Die Übergabe vorbereiten

Plane ausreichend Zeit ein und vereinbare den Termin möglichst bei Tageslicht. Lege folgende Unterlagen und Hilfsmittel bereit:

• Mietvertrag und relevante Vereinbarungen.

• Beim Auszug: Einzugsprotokoll und damalige Fotos.

• Vorlage für das Übergabeprotokoll.

• Übersicht der ausgegebenen Schlüssel.

• Smartphone oder Kamera zur Dokumentation.

• Bei Vertretung: entsprechende Vollmacht.

Stelle außerdem sicher, dass Zähler und Nebenräume zugänglich sind.

Mein Tipp: Nutze für alle Wohnungen dieselbe Vorlage. Das spart Zeit und schafft einen verlässlichen Ablauf.

Raum für Raum kontrollieren

Gehe die Wohnung gemeinsam mit dem Mieter systematisch durch.

Wände und Decken: Flecken, Risse und Bohrlöcher.
Böden und Sockelleisten: Kratzer oder Beschädigungen.
Türen und Fenster: Zustand und Schließfunktion.
Rollläden und Jalousien: Bedienbarkeit.
Heizkörper und Thermostate: sichtbarer Zustand.
Steckdosen und Lichtschalter: sichtbare Schäden.
Hinweise auf Feuchtigkeit oder Schimmel.

Notiere auch, wenn etwas nicht geprüft werden konnte, beispielsweise die Heizfunktion außerhalb der Heizperiode.

Bad, Küche und Nebenflächen prüfen

Bei Anschlüssen und mitvermieteter Ausstattung lohnt sich ein genauer Blick.

• Waschbecken, WC, Dusche und Badewanne kontrollieren.

• Armaturen, Wasserablauf und sichtbare Anschlüsse prüfen.

• Fliesen, Fugen und Lüftung kontrollieren.

• Mitvermietete Küchenmöbel und Geräte erfassen.

• Keller, Abstellraum, Balkon und Stellplatz besichtigen.

• Beim Auszug: zurückgelassene Gegenstände dokumentieren.

Halte fest, welche Ausstattung zur Wohnung gehört und welche Gegenstände der Mieter eingebracht hat.

Zählerstände und Schlüssel erfassen

Dokumentiere bei jedem Zähler Zählernummer, Stand, Einheit und Ablesedatum. Ein gut lesbares Foto ergänzt die Angaben.

Strom, Wasser und gegebenenfalls Gas.
Wärmemengenzähler oder Heizkostenverteiler, soweit ablesbar.
Haus- und Wohnungsschlüssel.
Briefkasten-, Keller- und Garagenschlüssel.
Nachgefertigte Schlüssel, Zugangschips und Fernbedienungen.

Notiere die Schlüsselanzahl je Schlüsselart und vergleiche sie beim Auszug mit dem Einzugsprotokoll.

Auffälligkeiten konkret dokumentieren

Statt „Boden beschädigt“ schreibst du besser: „Kratzer im Bodenbelag vor der Balkontür, etwa 15 cm lang“. Ergänze ein Übersichtsbild und eine Detailaufnahme.

Wichtig: Normale Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch hat der Mieter grundsätzlich nicht zu vertreten. Nicht jede Gebrauchsspur ist automatisch ein ersatzpflichtiger Schaden.

Falls ihr den Zustand unterschiedlich bewertet, halte beide Einschätzungen sachlich fest. Vermeide vorschnelle Vereinbarungen zur Kostenübernahme.

Beide Parteien erhalten eine gleichlautende Ausfertigung. Unterschreibe nur Inhalte, die du nachvollziehen kannst.

Nach der Übergabe dranbleiben

Lege Protokoll und Fotos ab, erfasse offene Aufgaben und leite Zählerstände weiter. Notiere beim Auszug die neue Korrespondenzanschrift.

Beachte: Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen verjähren grundsätzlich sechs Monate nach Rückerhalt der Wohnung (§ 548 BGB).

Resümee

Eine feste Checkliste und eine sorgfältige Dokumentation helfen dir, Rückfragen schneller zu klären und offene Aufgaben im Blick zu behalten.

Du möchtest deine Vermietung besser organisieren? Ich unterstütze dich bei der Vorbereitung deiner Übergabeunterlagen, der Terminkoordination und der strukturierten Dokumentenablage. Vereinbare gern ein Kennenlerngespräch mit mir.

Deine Virtuelle Assistenz für Immobilienhandwerk
Claudia Jahnke

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